You are here

Sanastotyön tai ontologiatyön suunnittelu

Hyvin suunniteltu ei aina ole puoliksi tehty, mutta huono suunnittelu kostautuu aina. Terminologisen sanastotyön ja ontologiatyön suunnittelussa on kysymys yksinkertaisista asioista: mitä tehdään, kenelle, milloin ja miten — niin ja tietysti vielä miksi?

Joskus esimerkiksi sanastotyön perusteluksi riittää yleinen tarve kehittää toimintaa tai selkiyttää termistöä ja viestintää, joskus taas tarvitaan konkreettisempi heräte, kuten toistuvat ja ehkä hyvinkin kalliiksi koituvat väärinkäsitykset — tai negatiivinen palaute asiakkailta. Kysymys terminologisen sanastotyön tai ontologiatyön tarpeesta kytkeytyy tiiviisti tavoitteisiin ja kohderyhmään eli siihen, millaista sanastoa halutaan tehdä ja kenelle. Käyttäjien tarpeiden tulisi siis olla ensisijainen lähtökohta.

Sisällön suunnittelu

Sanaston tai ontologian sisältöä suunniteltaessa tulee pohtia seuraavia asioita:

  • aihe ja sen rajaus
  • sanaston tai ontologian laajuus eli käsiteltävien käsitteiden määrä
  • käsiteltävät kielet
  • millaisia tietoja termeistä ja käsitteistä on määrä koota ja esittää.

Aikataulun suunnittelu

Käytännön sanasto- tai ontologiatyö kannattaa järjestää projekteiksi. Aikataulun suunnittelu perustuu ensisijaisesti arvioon tarvittavasta työmäärästä ja vastuuhenkilöiden ajankäyttömahdollisuuksista sekä mahdollisesti sanastotyön suhteesta muuhun kehitystyöhön. Suunnittelussa pitää ottaa huomioon seuraavat asiat:

  • työpajojen/kokousten järjestäminen siten, että kaikki asianosaiset voivat osallistua
  • käsiteltävän aineiston lähettäminen osanottajille riittävän ajoissa
  • lausuntokierros valmisteluineen ja jälkitöineen
  • sanaston viimeistely julkaistavaksi
  • tarpeiden ja tavoitteiden muuttuminen projektin edetessä – etenkin pitkissä projekteissa tai muun kehitystyön yhteydessä.

Työmenetelmien valinta

Työmenetelmät tulee valita asetettujen tavoitteiden mukaan: esimerkiksi mitä enemmän sanastolla pyritään vaikuttamaan kehitettävään tietojärjestelmään tai yrityksen tai alan viestintään tai aineistojen löydettävyyteen, sitä perusteellisemmin käsitteet on analysoitava ja määriteltävä ja sitä huolellisemmin on myös mietittävä termejä koskevat suositukset. Myös työn oikealla ajoituksella on suuri merkitys. Onneksi terminologian teoria tarjoaa varsin tehokkaat välineet käsitteiden ja käsitejärjestelmien tarkasteluun. Menetelmien ja sanasto- tai ontologiatyön erityispiirteisiin perustuvan projektinhallinnan osaamisen kannalta tehokkainta on antaa suurin osa sanastoprojektiin kuuluvasta käytännön työstä ja vastuusta terminologeille, jolloin substanssiasiantuntijoiden työaikaa säästyy muuhun, heidän osaltaan tuottavampaan työhön.

Vaikka käsitys sanaston tai ontologian lopullisesta sisällöstä voi suunnitteluvaiheessa olla vielä epätarkka, on jo alussa hyvä miettiä, millaisessa muodossa työn tulos aikanaan otetaan käyttöön ja julkaistaan. Ratkaisu voi vaikuttaa merkittävästi sekä laadittavan sanaston tai ontologian sisältöön että sen käsittely- ja tallennustapaan.